Kontainer bisa tiba tepat waktu namun tertahan berhari-hari di pelabuhan tujuan hanya karena satu dokumen kurang atau tidak cocok dengan dokumen lain. Bea cukai negara tujuan, bank, dan pelayaran semuanya bergantung pada dokumen yang disiapkan di Indonesia. Checklist ini menjelaskan dokumen yang seharusnya menyertai pengiriman arang, kopi, atau rempah, siapa yang menerbitkannya, dan detail yang perlu dicek sebelum kapal berangkat.
Dokumen dagang utama
Setiap pengiriman ekspor, apa pun produknya, selalu disertai tiga dokumen dasar:
- Commercial invoice: tagihan penjual yang memuat pembeli, deskripsi produk, kode HS, jumlah, harga satuan, nilai total, Incoterm, dan mata uang. Bea cukai memakainya untuk menghitung bea masuk.
- Packing list: jumlah karton atau karung, berat bersih dan kotor, serta marking pada kemasan. Isinya harus sama persis dengan invoice.
- Bill of Lading (B/L): diterbitkan pelayaran setelah kontainer naik kapal. Dokumen ini adalah tanda terima barang dan, dalam bentuk original B/L, bukti kepemilikan untuk mengambil kontainer. Telex release atau sea waybill bisa dipakai bila original tidak diperlukan.
Di balik layar, penjual juga melaporkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ke Bea Cukai. Pembeli biasanya tidak menerima dokumen ini, tetapi barang tidak bisa dimuat tanpanya.
Certificate of Origin
Certificate of Origin (COO) membuktikan bahwa barang diproduksi di Indonesia. Jika negara tujuan punya perjanjian dagang dengan Indonesia, formulir preferensi dapat mengurangi atau menghapus bea masuk, misalnya Form D untuk sesama ASEAN atau Form E untuk Tiongkok. Sampaikan formulir yang dibutuhkan sebelum pengiriman, karena COO diterbitkan berdasarkan dokumen ekspor dan sulit diubah setelahnya.
Sertifikat khusus produk
| Dokumen | Diterbitkan oleh | Umumnya diperlukan untuk |
|---|---|---|
| Sertifikat fitosanitari | Badan Karantina Indonesia | Kopi, rempah, dan produk tumbuhan lain |
| Sertifikat fumigasi | Perusahaan fumigasi berlisensi | Produk pertanian dan kemasan kayu, bila diwajibkan negara tujuan |
| Certificate of Analysis (COA) | Laboratorium independen atau pabrik | Parameter mutu seperti kadar air, abu, atau fixed carbon |
| SCA cupping report | Cupper berlisensi | Lot kopi specialty |
| Safety Data Sheet dan laporan uji self-heating | Produsen dan laboratorium terakreditasi | Arang dan briket, untuk pelayaran |
Cek detail ini sebelum kapal berangkat
- Nama dan alamat pembeli serta consignee sama di semua dokumen.
- Nama produk, kode HS, dan berat cocok antara invoice, packing list, B/L, dan COO.
- Nomor kontainer dan segel di B/L sesuai dengan foto pemuatan.
- Incoterm dan nama pelabuhan ditulis sama seperti di kontrak.
- Jika membayar dengan letter of credit, setiap dokumen mengikuti redaksi L/C secara persis.
Cara kami menanganinya
Kami mengirim draft dokumen untuk Anda setujui sebelum B/L diterbitkan, sehingga koreksi bisa dilakukan selagi masih mudah. Scan dokumen final dikirim di hari kapal berangkat, dan dokumen asli dikirim via kurir bila diperlukan. Dengan T/T bertahap kami, pelunasan 30% jatuh tempo saat kontainer ditutup, dan dokumen asli dirilis setelah pembayaran diterima.
Belum yakin dokumen apa yang dibutuhkan negara Anda? Tanyakan tim ekspor kami via WhatsApp dengan menyebutkan produk dan negara tujuan.
